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档案背后的故事②|多措并举向公众开放档案,查档案越来越方便了

金华新闻客户端9月13日消息 金报全媒体见习记者 蔡文洁 记者许健楠

过去,很多人说起聊起档案,都觉得它很陌生也很神秘。

近年来,金华市档案局以“开放”理念,主动作为,积极加强与社会各界的交流合作,用开放姿态升华档案工作,做到“让社会了解档案,让档案服务社会”,有力推进我市档案公共服务能力建设。

陈艳艳表示,传统档案工作,是对档案资料进行接收、整理、保管、查阅,档案的再开发利用力度不大,现今的档案工作逐渐走向开放,归根结底是要服务于民:“今天的档案馆所承担的重要职责是走向开放,为公众服务,为经济社会发展服务。”过去看上去有些“高冷”、从业者自感寂寞的档案工作,正变得越来越接地气。

市档案馆已有5.28万卷档案面向社会开放

每天,在金华市档案馆,都有不少市民前来查询档案。据了解,近年来,每年市档案馆的查档量都在12000人次以上。

金华市档案馆在做好日常查阅的基础上,推出了异地查档服务,推行网上查询、电话查询、信函查询、预约查档、延时查档等多项便民措施,并与市8890便民服务中心建立协作机制。去年,金华市档案馆向社会开放了第八批档案,目前,已有7.96万卷档案面向社会开放或部分开放。

金华市档案局局长陈艳艳介绍,金华市档案局现保存有档案32.78万卷、8.29万件,其中有与老百姓关系最为密切的民生档案,比如婚姻档案、知青档案、公证档案、独生子女档案、破产企业的档案等。今年1-8月份,查档量就达到了9494人次,查阅档案14438卷。当然,并不是所有档案都保存在市档案馆,有大量的民生档案由于需要还存在各形成单位。为了帮助市民快速地找到自己想要查询的档案,金华市档案馆编制了《金华市区首批重点民生档案目录指南》,收录保存了在金华市档案馆和市直、婺城区、金东区、开发区各部门的民生档案107项。“相当于民生档案的索引,方便老百姓查档。”

目前,市档案馆正大力弘扬档案文化。市档案馆充分利用一流的设施设备及其资源,举办各种展览,使档案馆真正成为一个传播文化、普及知识、接受教育的场所。今年,该馆陆续推出了“光辉历程-红色主题展”、“金华市家规家训展”“施光南手稿实物展”、“发展中的金华档案”、“档案知识知多少”等一系列展览,吸引了不少市民的参与。以后,也会建立相关专门展厅,市民可了解更多的档案历史。

数字档案:不仅仅只是便民而已

过去,跑到档案馆里查档案,工作人员要从林立的档案架中手工查找,费时费力,有时候还未必找得到想要的那一份档案。如今,查找已公开的档案,只需要动一动鼠标,短短几秒钟,想找的档案立马跃然眼前。

这一切要归功于档案的数字化。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。充分利用信息技术手段,服务好档案的收、管、用。从2016年开始,金华市档案局计划用五年的时间对馆藏档案进行数字化加工,争取数字化率达到70%以上。这是一项浩大的工程,目前,每天有50多名工作人员参与其中。

很多人以为,档案信息化就是简单地扫描存档即可。其实不然,这个过程步骤多,工作量极大。记者亲眼目睹了这一繁琐的过程,工作人员将一捆捆原始档案从库房里调出,在桌子上一卷一卷地摊开,开始了这项日复一日艰难又枯燥的数字化工作:

先把出现缺失、破损的档案页面挑选出来,查漏补缺,对残缺不全的档案,如字迹模糊、图片发黄泛旧,采取除尘去酸、裱糊装订等方式进行修复;第二步是扫描,一人一天最少扫描3000张以上;第三步是修图,利用后期技术将霉斑、装订线去除,让档案看起来更清爽,打印出来更加清晰;然后开展档案的条目著录,这个工作最为繁琐。举个例子,一份文件里面涉及到表彰的人员可能有500个,为了后期方便市民能快速找到所需的档案,里面涉及到的所有人名都需要输入;最后一步是索引质检,使图文对应。

数字档案不仅仅只是便民而已,也能最大限度保护原始档案。随着岁月的流逝,纸质档案正变得越来越脆弱:怕潮、怕霉、怕虫、怕高温,需要一个恒温恒湿的地方才能妥善保存。经常取出翻阅,增大了实体档案破损的风险,原始档案往往是唯一的,一旦破损无法还原,数字化档案则避免了这一问题。

传承千百年的档案资料,成为一张张图片、一个个字符,存入计算机存储设备中。金华的城市密码得以永久地保存下来,被收集、整理、珍藏、开放,并将代代相传……

(作者:许健楠 编辑:许健楠)      

来源:金报全媒体 作者:蔡文洁 许健楠 责任编辑:黄雪芬